PR034 Datenschutz, BAFöG und Bürokratieentlastung

Zu den Aufbewahrungsfristen im sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz:
Je nach Unternehmen kann die Lagerung der Akten schon mehr kosten – und sei es, weil ein Teil des Büros eben Lager ist, für das sich Raumkosten ergeben und den man nicht anderweitig nutzen kann (Opportunitätskosten). Außerdem gibt es neben den Rechnungen auch andere aufbewahrungspflichtige Belege. Beispielsweise gibt es noch keine gesetzliche Grundlage, die erlaubt, nur gescannte Kontoauszüge aufzubewahren. Manche Betriebsprüfer:innen fordern also noch die „Originale“. Präzedenzfälle, die vor Gericht entschieden wurden gibt es dazu meines Wissens bislang nicht.
Aber natürlich haben Sie recht: das meiste passiert dankbarerweise digital. Dafür entstehen auch Gebühren für Speicherung und Sicherung, die sich dann über die Aufbewahrungsfristen kumulieren. Auch sind Unternehmen dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass alle Unterlagen inklusive Kassendateien so lange unveränderbar sind und immer noch ausgelesen werden können. Jetzt überlegen Sie mal, wie der Stand der Technik sich die letzten 10 Jahre fortentwickelt hat und wie viele Programmformen und Dateiformate Sie vielleicht in der Zeit für verschiedenes verwendet haben. Presste man den Kram auf eine CD, ist die heute häufig nicht mehr lesbar – sofern man noch irgendwo ein Laufwerk besitzt. Die Softwarehersteller lassen sich also die Unterstützung für diese Probleme gut entgelten.
Ein ganz anderes Problem: die 10-Jahresfrist gilt deshalb, weil bei Verdacht auf Steuerhinterziehung bis 10 Jahre rückwirkend geprüft werden kann. Erst danach tritt Rechtsfrieden ein. Ohne Belege kann das Verfahren sehr schwierig werden.

Ein weiterer Hinweis: die meisten missverstehen, wann diese Frist zu laufen beginnt. Nämlich erst, wenn der letzte Eintrag geführt, der letzte Bescheid ergangen ist – quasi der letzte Vorgang zum Wirtschaftsjahr lief und dann erst ab Ende des Jahres (31.12. 24 Uhr) dieses letzten Vorganges. Das heißt, in manchen Fällen kann das schon mal so 2-3 Jährchen Unterschied machen. Aber eben nur in manchen.